Nutzer & Rollen

Hinweis

Dieser Bereich ist nur für Administratoren sichtbar.

Als Administrator verwalten Sie die Nutzenden Ihrer Organisation. StoryVault arbeitet mit einem vierstufigen Rollensystem, das durch zusätzliche Fähigkeiten ergänzt wird.

Rollen-Übersicht

StoryVault kennt vier Rollen, die aufeinander aufbauen. Jede höhere Rolle umfasst die Rechte der darunterliegenden.

Rolle	Beschreibung	Typische Nutzung
Teilnehmer	Sitzungen anschauen, die explizit zugewiesen wurden	Externe Berater, Gäste, Hospitierende
Benutzer	Eigene Sitzungen und Projekte anlegen, Dateien hochladen, Suche nutzen	Fachkräfte, Mitarbeitende im Alltag
Manager	Meeting Bot starten, Projekte und Sitzungen verwalten, LMS-Kurse erstellen	Teamleitungen, QM-Beauftragte
Admin	Volle Organisationsverwaltung: Nutzende, Gruppen, Einladungen, Kosten, Einstellungen	IT-Verantwortliche, Geschäftsführung

Fähigkeiten (Capabilities)

Zusätzlich zu den Rollen können Sie einzelne Fähigkeiten pro Person aktivieren. Diese sind unabhängig von der Rolle und ermöglichen eine feinere Steuerung.

Fähigkeit	Beschreibung	Voraussetzung
Learner	Kurse durcharbeiten, Quiz absolvieren, Fortschritt verfolgen	Keine — verfügbar für alle Rollen
Trainer	Kurse erstellen, Lektionen bearbeiten, Quiz-Fragen konfigurieren	Mindestens Rolle „Manager”

Tipp

Praxis-Beispiel: Eine Pflegefachkraft bekommt die Rolle „Benutzer” und die Fähigkeit „Learner”. So kann sie eigene Aufnahmen erstellen und gleichzeitig Pflichtschulungen absolvieren. Eine Praxisanleiterin bekommt zusätzlich die Rolle „Manager” und die Fähigkeit „Trainer”, um Einarbeitungskurse zu erstellen.

Nutzer anlegen

1. Nutzerverwaltung öffnen

   Sidebar → Admin → Nutzer.

2. „Nutzer anlegen” klicken

   Tragen Sie Name, E-Mail-Adresse und Passwort ein (oder lassen Sie ein Passwort automatisch generieren).

3. Rolle auswählen

   Wählen Sie die passende Rolle: Teilnehmer, Benutzer, Manager oder Admin.

4. Fähigkeiten setzen

   Aktivieren Sie bei Bedarf „Learner” und/oder „Trainer”.

5. Projektzugriff festlegen

   Bestimmen Sie, welche Projekte der Nutzende sehen darf. Admins haben automatisch Zugriff auf alle Projekte.

   

6. Speichern

   Der Nutzende kann sich ab sofort anmelden.

Nutzer bearbeiten

Klicken Sie in der Nutzerliste auf einen Namen, um das Profil zu öffnen. Hier können Sie:

• Rolle ändern — zum Beispiel von Benutzer auf Manager hochstufen
• Fähigkeiten anpassen — Learner oder Trainer aktivieren/deaktivieren
• Projektzugriff ändern — neue Projekte zuweisen oder entfernen
• Account deaktivieren — der Nutzende kann sich nicht mehr anmelden, die Daten bleiben erhalten

Achtung

Deaktivierte Accounts belegen weiterhin einen Platz. Wenn Sie einen Nutzenden endgültig entfernen möchten, nutzen Sie die Lösch-Funktion. Bestehende Sitzungen des Nutzenden bleiben dabei erhalten.

Projektzugriff und Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit von Inhalten hängt von Rolle und Projektzugehörigkeit ab:

• Admin — sieht alle Projekte und Sitzungen der Organisation
• Manager / Benutzer / Teilnehmer — sieht nur Projekte, denen er zugeordnet ist, sowie eigene Sitzungen

Das bedeutet in der Praxis: Wenn die Eingliederungshilfe und die Altenhilfe getrennte Projekte nutzen, sieht ein Benutzer der Eingliederungshilfe keine Inhalte der Altenhilfe — es sei denn, er wird beiden Projekten zugewiesen.

Weiterführend

• Einladungen & Gruppen →
• Pflicht-Kurse →
• Einstellungen →

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Diese Seite entspricht dem Onboarding-Video „Modul 7, Lektion 7.1 — Nutzende anlegen und Rollen vergeben”.