Teilnehmende verwalten

Tipp

Dieses Feature ist verfügbar für Kunden mit dem Modul LMS.

Als Trainer sehen Sie, wer in Ihren Kursen eingeschrieben ist, wie weit jede Person ist und wie die Wissens-Checks ausfallen. Administratoren können zusätzlich Pflicht-Kurse über Benutzergruppen zuweisen.

Einschreibungen verwalten

Im „Einschreibungen”-Tab eines Kurses sehen Sie alle eingeschriebenen Personen.

Für jede Person werden angezeigt:

Feld	Beschreibung
Name	Name des Lernenden
Status	„Aktiv” oder „Abgeschlossen”
Fortschritt	Anzahl abgeschlossener Lektionen
Pflicht	Ob der Kurs als Pflicht-Kurs zugewiesen wurde
Deadline	Falls vorhanden, das Fälligkeitsdatum

Einschreibungswege

Es gibt drei Wege, wie Personen in einen Kurs gelangen:

1. Selbst-Einschreibung

Lernende können sich im Kurskatalog selbst einschreiben, indem sie auf „Einschreiben” klicken.

2. Manuelle Einschreibung

Als Trainer können Sie gezielt Personen einschreiben. Klicken Sie im Einschreibungen-Tab auf „Person einschreiben” und wählen Sie den gewünschten Nutzenden aus.

3. Gruppenzuweisung (Pflicht-Kurse)

Administratoren können einer Benutzergruppe einen Kurs zuweisen. Alle Gruppenmitglieder werden automatisch eingeschrieben. Mehr dazu im Abschnitt „Pflicht-Kurse zuweisen”.

Quiz-Analytics

Im „Analytics”-Tab sehen Sie aggregierte Ergebnisse der Wissens-Checks:

• Durchschnittlicher Score pro Lektion (im bewerteten Modus)
• Welche Fragen oft falsch beantwortet werden — das hilft Ihnen, den Kurs zu verbessern
• Abschlussraten pro Lektion

Tipp

Wenn eine Frage häufig falsch beantwortet wird, ist sie möglicherweise missverständlich formuliert — oder das Thema braucht mehr Erklärung in der Lektion. Nutzen Sie die Analytics als Feedback-Schleife für Ihre Kursinhalte.

Pflicht-Kurse zuweisen

Pflicht-Kurse sind in der Sozialwirtschaft Alltag: Datenschutz, Hygiene, Brandschutz, Erste Hilfe, Arbeitssicherheit. Die Zuweisung funktioniert über Benutzergruppen.

Voraussetzung: Ein Administrator hat Benutzergruppen angelegt (z.B. „Pflege Nord”, „Ambulante Dienste”, „Verwaltung”) und Mitarbeitende zugeordnet. Gruppen werden unter Admin, dann Gruppen verwaltet.

1. Kurszuweisung öffnen

   Navigieren Sie zum Kurs und öffnen Sie den „Zuweisungen”-Tab. Alternativ: In der Gruppenübersicht unter Admin den Tab „Kurszuweisungen” öffnen.

2. Gruppe und Kurs wählen

   Klicken Sie auf „Kurs zuweisen”. Wählen Sie die Benutzergruppe und den Kurs aus.

3. Pflicht und Deadline konfigurieren

   • Pflicht-Checkbox aktivieren — markiert den Kurs als verpflichtend
   • Deadline setzen — z.B. „Ende des Quartals”

4. Speichern

   Drei Dinge passieren automatisch:

   • Alle Gruppenmitglieder werden eingeschrieben
   • Jede Person erhält eine E-Mail über die Zuweisung
   • Der Kurs erscheint im Compliance-Dashboard

Automatische E-Mail-Benachrichtigungen

StoryVault versendet bei Pflicht-Kursen automatisch E-Mails:

Anlass	Empfänger	Inhalt
Kurs zugewiesen	Lernende	Kursname, Deadline, Link zum Kurs
3 Tage vor Deadline	Lernende (die noch nicht fertig sind)	Erinnerung mit verbleibender Zeit
Deadline überschritten	Lernende	Hinweis auf überfälligen Kurs
Deadline überschritten	Administratoren	Zusammenfassung aller überfälligen Personen
Kurs abgeschlossen	Lernende	Bestätigung
Kurs abgeschlossen	Trainer (optional)	Info über den Abschluss

Compliance-Dashboard

Administratoren finden unter Compliance eine Übersicht aller Pflicht-Kurse:

• Abschlussrate pro Kurs als Fortschrittsbalken
• Überfällige Personen werden hervorgehoben
• Detail-Ansicht pro Kurs: Aufschlüsselung nach Gruppen und Einzelpersonen

Status pro Person: „Abgeschlossen”, „In Bearbeitung”, „Nicht gestartet” oder „Überfällig”.

Tipp

Praxis-Beispiel: Ein Pflegedienstleiter weist der Gruppe „Pflege Haus A” die jährliche Hygieneschulung als Pflicht-Kurs zu, mit Deadline Ende des Quartals. Alle 25 Mitarbeitenden werden automatisch eingeschrieben und per E-Mail informiert. Drei Tage vor der Deadline erhalten diejenigen, die noch nicht fertig sind, eine Erinnerung. Im Compliance-Dashboard sieht der Pflegedienstleiter jederzeit den aktuellen Stand — und kann bei der nächsten Prüfung durch die Heimaufsicht belegen, wer die Schulung wann abgeschlossen hat.

Weiterführend

• Kurs und Module anlegen —>
• Inhalte bearbeiten —>
• Quiz-Fragen erstellen —>

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Diese Seite entspricht dem Onboarding-Video „Modul 6, Lektion 6.4 — Teilnehmende verwalten und Einschreibungen”.