Teilen

Nicht jeder, der ein Transkript lesen soll, braucht einen eigenen StoryVault-Zugang. Mit Freigabe-Links teilen Sie Sitzungen gezielt – mit Kolleginnen aus anderen Einrichtungen, mit externen Fachkräften oder mit dem Vorstand.

Projektfreigabe oder Freigabe-Link?

Für die interne Zusammenarbeit verwenden Sie Projekte → Projekt → Freigabe. Dort werden Personen und Gruppen des Mandanten zugeordnet; sie erhalten Zugriff auf das Projekt und seine Sitzungen. Admins und Manager mit Projektzugriff verwalten diese Freigaben.

Ein Freigabe-Link wird dagegen in einer einzelnen Sitzung über Teilen erstellt. Er ermöglicht den Zugriff auf diese Sitzung auch ohne eigenes Konto, entsprechend den gewählten Link-Berechtigungen. Er macht den Empfänger nicht zum Projektmitglied.

Wenn jemand keinen Zugriff mehr haben soll, prüfen Sie beide Wege: Das Entfernen einer Projektmitgliedschaft widerruft keinen vorhandenen Sitzungslink. Das Widerrufen eines Links entfernt umgekehrt keine Projektmitgliedschaft oder Gruppenfreigabe. Mehr dazu unter Projektzugriff.

Freigabe-Links

So funktioniert’s

1. Sitzung öffnen

   Navigieren Sie zur Sitzung, die Sie teilen möchten.

2. Teilen-Dialog öffnen

   Klicken Sie oben rechts auf das Teilen-Symbol.

3. Optionen wählen

   Im Dialog konfigurieren Sie den Freigabe-Link mit feinen Berechtigungen:

   • Passwortschutz: Bei vertraulichen Fallbesprechungen oder Supervisionen unverzichtbar.
   • Mediendatei herunterladen: Empfänger darf Video oder Audio speichern.
   • Transkript herunterladen: Empfänger darf das Transkript als TXT, SRT oder VTT speichern.
   • Anhänge: Empfänger sieht und lädt hochgeladene Dateien der Sitzung.
   • Notizen: Empfänger sieht die formatierten Notizen.
   • Links: Empfänger sieht die externen Links der Sitzung.
   • KI-Chat (Kein Chat / Freier Chat): Wenn Freier Chat aktiv ist, kann jeder Empfänger eigene Fragen an die KI stellen – ohne StoryVault-Zugang.
   • Ablaufdatum: Danach wird der Link automatisch ungültig.
   

4. Link erstellen und versenden

   Klick auf “Link erstellen”. Den Link kopieren Sie über den Button und versenden ihn per E-Mail oder Messenger.

KI-Chat im Freigabe-Link

Empfänger können einen eigenen, privaten KI-Chat zur Sitzung führen – ohne Konto und ohne Zugriff auf andere Sitzungen.

• Pflicht-Passwort: Freier Chat ist nur mit Passwortschutz möglich. Der Dialog setzt das Passwort automatisch, wenn Sie Freier Chat wählen.
• Eigener Verlauf pro Empfänger: Jeder Empfänger sieht nur seinen eigenen Chat. Sie als Eigentümer sehen die fremden Chats nicht.
• Nachrichten-Limits: Sie legen zwei Obergrenzen fest – pro Empfänger und gesamt. So bleiben Kosten kalkulierbar.
• Bei Limit erreicht: Bestehende Empfänger sehen weiterhin ihren Verlauf, können aber keine neue Frage senden. Neue Empfänger sehen “KI-Chat nicht verfügbar”.
• Antworten exportieren: KI-Antworten lassen sich kopieren oder als Markdown, PDF und DOCX herunterladen – dieselben Aktionen wie im internen Chat.

Achtung

Der freie Chat nutzt nur die Inhalte der geteilten Sitzung. Notizen werden nur dann in die Antwort einbezogen, wenn Sie sie freigegeben haben.

Was sieht der Empfänger?

Die geteilte Ansicht ist eine schlanke, schreibgeschützte Oberfläche ohne Navigation. Tabs spiegeln die Session-Detailseite:

Tab	Inhalt
Transkript	Suchbares, synchronisiertes Transkript mit Sprechererkennung
Dateien	Mediendatei-, Transkript- und Anhang-Downloads (nur freigegebene)
Notizen	Notizen, Links und automatische Zusammenfassung in einem Tab
KI-Chat	Freier privater Chat (nur wenn aktiviert)

Empfänger haben keinen Zugang zu anderen Sitzungen, Projekten oder sonstigen Daten Ihrer Organisation. Datenschutz ab Werk.

Links verwalten

Im Teilen-Dialog finden Sie alle aktiven und widerrufenen Links der Sitzung. Sie können:

• Kopieren – Link erneut in die Zwischenablage legen.
• Bearbeiten – Berechtigungen, Passwort, Nachrichten-Limits oder Ablaufdatum nachträglich ändern. Sicherheitsrelevante Änderungen erzwingen, dass Empfänger das Passwort neu eingeben.
• Duplizieren – Neuen Token mit denselben Einstellungen anlegen.
• Widerrufen – Link sofort deaktivieren. Bleibt sichtbar, aber funktioniert nicht mehr.
• Reaktivieren – Widerrufenen Link wieder aktiv schalten (z. B. wenn die Frist verlängert werden soll).

Wird eine Sitzung gelöscht, werden alle zugehörigen Links automatisch ungültig.

Tipp

Praxis-Beispiel: Nach einer trägerübergreifenden Fallkonferenz in der Eingliederungshilfe teilt die Einrichtungsleitung das Transkript mit den beteiligten externen Fachkräften – passwortgeschützt, mit Ablaufdatum in 14 Tagen, Anhängen ohne Download und KI-Chat mit fünf Nachrichten pro Person und insgesamt fünfzig Nachrichten. So bleibt die Dokumentation zugänglich, ohne dass sensible Daten dauerhaft ausserhalb der Organisation liegen.

Weiterführend

• Export und Import — Sitzungen und Projekte als ZIP herunterladen oder zurückspielen (DSGVO-Datenportabilität).
• Sitzungen verwalten
• Projekte
• Papierkorb

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Diese Seite entspricht dem Onboarding-Video “Modul 3, Lektion 3.3 – Teilen”.