Schutzstufen & Abläufe

Die Schutzstufen bilden eine feste Hierarchie. Jede Stufe reduziert die Datenexposition und kann zusätzliche Datenarten sperren oder entfernen.

Die vier Schutzstufen

Stufe	Was passiert?	Wiederherstellbar?
Originaldaten	Vollständige Ausgangsdaten sind verfügbar.	Ausgangszustand
Pseudonymisiert	Identitäten werden durch stabile, klar markierte Ersatznamen wie `[Person 1]` ersetzt. Originalmedien und Zuordnung werden geschützt aufbewahrt.	Ja, solange Wiederherstellungsmaterial vorhanden ist
Identifizierende Angaben entfernt	Identifizierende Angaben werden ohne stabile Ersatzidentität entfernt.	Ja, solange die geschützte Originalfassung vorhanden ist
Dauerhaft anonymisiert	Originaldaten, Medien, Zuordnungen und Wiederherstellungsmaterial werden endgültig vernichtet.	Nein

Die Schutzstufe betrifft nicht nur den sichtbaren Transkripttext. StoryVault berücksichtigt unter anderem Titel und Beschreibungen, Sprecher und Teilnehmende, Medien und Vorschaubilder, Anhänge, Freigaben und Exporte sowie abgeleitete Inhalte aus Suche, KI-Chat, Wissensspeicher, Graph und qualitativer Codierung.

Ist eine korrigierte Transkriptfassung vorhanden, wird auch diese verarbeitet. Im Transkript-Tab sehen Nutzende die zur aktiven Schutzstufe passende Fassung.

Mandant, Projekt und Sitzung

Die Mandantenrichtlinie ist die Untergrenze. Ein Projekt darf strenger, aber nicht lockerer als der Mandant eingestellt werden. Eine Sitzung darf wiederum strenger, aber nicht lockerer als ihr Projekt sein.

Eine Änderung auf Projektebene verarbeitet das Projekt und seine enthaltenen Sitzungen. Eine Änderung auf Sitzungsebene betrifft nur die ausgewählte Sitzung.

Projekt oder Sitzung schützen

Objekt öffnen

Öffnen Sie das Projekt oder die Sitzung im richtigen Mandanten.
Schildmenü öffnen

Klicken Sie rechts oben auf das Schild Datenschutz und Schutzstufe.
Zielstufe wählen

Wählen Sie Pseudonymisiert, Identifizierende Angaben entfernt oder Dauerhaft anonymisiert. Eine durch die Mandantenrichtlinie verbotene lockerere Stufe kann nicht gewählt werden.
Zweck und Bestätigung angeben

Wählen Sie den Verarbeitungszweck und geben Sie den angezeigten Bestätigungstext exakt ein. Dadurch wird die Entscheidung eindeutig protokolliert.
Plan vorbereiten

Bei Projekten entsteht zunächst ein Entwurf. Sie können ihn im Schildmenü prüfen, ändern oder auditierbar verwerfen. Zu diesem Zeitpunkt werden noch keine Daten verändert.
Plan starten

Starten Sie den vorbereiteten Plan über den sichtbaren Play-Button. Danach führt StoryVault Sie zur Datenschutzverwaltung.
Freigeben und Fortschritt prüfen

Erteilen Sie als DSA die Freigabe und beobachten Sie Status und Artefaktzähler. Während der Verarbeitung bleibt der betroffene Bereich gesperrt.

Schutzerhöhende Vorgänge erfordern eine eigene DSA-Zuweisung, Zweck, Bestätigungstext und Audit. Eine erneute Anmeldung ist dafür nicht nötig.

Status verstehen

Status	Bedeutung
Entwurf	Plan ist vorbereitet und kann noch geändert oder verworfen werden.
Freigabe ausstehend	Ein DSA muss Zweck und Bestätigung abschließen.
Eingeplant	Der Vorgang wartet auf die Verarbeitung.
Wird ausgeführt	Daten werden verarbeitet; der Bereich bleibt gesperrt.
Abgeschlossen	Alle vorgesehenen Datenobjekte wurden erfolgreich verarbeitet.
Teilweise abgeschlossen / Fehlgeschlagen	Der sichere Zustand bleibt bestehen. Ein DSA prüft den Vorgang und startet den bestehenden Lauf erneut.
Manuelle Prüfung	Zum Beispiel blockiert eine Aufbewahrungssperre oder die Richtlinie hat sich geändert.

Über Status überprüfen gelangen Sie vom Schildmenü direkt zum laufenden Vorgang. Erscheint eine geschützte Fehleransicht, öffnet ein DSA denselben Vorgang über die Wiederherstellungsliste. Fehler machen Originaldaten nicht wieder sichtbar.

Originalfassung wiederherstellen

Pseudonymisierte oder redigierte Daten können nur wiederhergestellt werden, wenn:

die Mandantenrichtlinie Originaldaten erlaubt,
die geschützte Originalfassung noch vorhanden und nicht abgelaufen ist,
keine Aufbewahrungssperre oder andere manuelle Prüfung blockiert,
die angemeldete Person im aktuellen Mandanten DSA ist.

Öffnen Sie Projekt oder Sitzung und danach das Schildmenü.
Wählen Sie Originaldaten als Zielstufe.
Geben Sie Zweck und den exakten Bestätigungstext ein.
Bestätigen Sie die Sicherheit erneut und starten Sie den Vorgang.
Prüfen Sie den Fortschritt in der Datenschutzverwaltung.

Die erneute Sicherheitsbestätigung gilt zehn Minuten. Sie wird nur durch eine echte Passwort-, Microsoft- oder Einmal-Link-Anmeldung erneuert, nicht durch einen Mandantenwechsel oder eine automatische Token-Verlängerung.

Welche Übergänge sind möglich?

Von	Nach	Ergebnis
Originaldaten	Pseudonymisiert / Angaben entfernt / dauerhaft anonymisiert	Schutz wird erhöht
Pseudonymisiert	Angaben entfernt	Stabile Zuordnung wird nicht mehr verwendet; geschützte Originalfassung kann erhalten bleiben
Pseudonymisiert oder Angaben entfernt	Originaldaten	Nur über kontrollierte Wiederherstellung
Pseudonymisiert oder Angaben entfernt	Dauerhaft anonymisiert	Wiederherstellungsmaterial und Zuordnungen werden vernichtet
Dauerhaft anonymisiert	eine lockerere Stufe	Nicht möglich

Datenschutz-Praxis

Testen Sie neue Richtlinien zunächst mit einem eigenen Testprojekt.
Wählen Sie für wiederkehrende Identitäten Pseudonymisiert; wählen Sie Identifizierende Angaben entfernt, wenn keine stabile Ersatzidentität gebraucht wird.
Prüfen Sie Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungssperren vor einer irreversiblen Anonymisierung.
Kopieren Sie keine Originalnamen, Transkripte oder Storage-Links in Support-Tickets. Vorgangs-, Projekt- und Sitzungs-ID reichen für die Diagnose.