Einladungen & Gruppen

Statt jeden Nutzenden manuell anzulegen, können Sie Einladungslinks generieren. Und mit Benutzergruppen organisieren Sie Ihre Mitarbeitenden nach Abteilungen, Standorten oder Bereichen — die Grundlage für Pflicht-Kurs-Zuweisungen.

Einladungen

Der empfohlene Weg, um neue Nutzende hinzuzufügen: Sie generieren einen Link, versenden ihn per E-Mail. Der Empfaenger registriert sich selbst und wird automatisch Ihrer Organisation zugeordnet.

Einladung erstellen

Einladungen öffnen

Sidebar → Admin → Nutzer → Bereich Einladungen.
„Neue Einladung” klicken

Wählen Sie die Rolle, die der eingeladene Nutzende erhalten soll.
Optional: E-Mail-Adresse festlegen

Binden Sie die Einladung an eine bestimmte E-Mail-Adresse. Nur diese Person kann den Link einlösen.
Link kopieren und versenden

Kopieren Sie den generierten Link und senden Sie ihn per E-Mail oder Messenger.

Wichtige Regeln

Regel	Details
Gültigkeit	Jede Einladung ist 7 Tage gültig. Danach verfällt der Link automatisch.
Einmalig	Jeder Link kann nur einmal eingelöst werden.
Widerrufen	Sie können eine Einladung jederzeit zurückziehen, solange sie nicht eingelöst wurde. Klicken Sie dafür auf „Widerrufen” neben dem Eintrag.
Neue Einladung	Nach Ablauf oder Widerruf erstellen Sie einfach eine neue Einladung.

Was passiert bei der Registrierung?

Der Empfaenger klickt auf den Link und gelangt zur Registrierungsseite. Dort traegt er seinen Namen ein und legt ein Passwort fest. Nach der Registrierung ist der Account sofort aktiv — die E-Mail-Adresse gilt als verifiziert.

Benutzergruppen

Gruppen bilden die Organisationsstruktur Ihrer Einrichtung ab: Abteilungen, Standorte, Bereiche oder Teams.

Wozu Gruppen?

Organisation — Nutzende nach Zugehörigkeit sortieren (z.B. „Pflege Nord”, „Verwaltung”, „Ambulante Dienste”)
Pflicht-Kurse — Einer Gruppe einen Kurs als Pflicht zuweisen, statt jeden Nutzenden einzeln einzuschreiben
Überblick — Im Compliance-Dashboard sehen Sie den Fortschritt pro Gruppe

Gruppe erstellen

Gruppen öffnen

Sidebar → Admin → Gruppen.
„Neue Gruppe” klicken

Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Eingliederungshilfe Standort Sued”.
Beschreibung und Farbe wählen

Die Beschreibung ist optional. Die Farbe hilft bei der visuellen Unterscheidung in Listen und Dashboards.
Mitglieder hinzufügen

Wählen Sie die Nutzenden aus, die dieser Gruppe angehoeren sollen. Eine Person kann mehreren Gruppen angehoeren.
Speichern

Gruppen verwalten

Mitglieder hinzufügen/entfernen — Öffnen Sie die Gruppe und bearbeiten Sie die Mitgliederliste
Gruppe umbenennen — Klicken Sie auf den Gruppennamen
Gruppe löschen — Bestehende Kurszuweisungen bleiben für die einzelnen Nutzenden erhalten

Gruppen und Pflicht-Kurse

Die wichtigste Funktion von Gruppen: Sie können einer Gruppe einen Kurs als Pflicht zuweisen. Alle Mitglieder werden automatisch eingeschrieben und erhalten eine Deadline. Mehr dazu unter Pflicht-Kurse.

Gruppen für Projektzugriff verwenden

Eine Gruppe kann mehreren Projekten zugeordnet sein. Öffnen Sie Projekte → Projekt → Freigabe → Hinzufügen und suchen Sie im Bereich Gruppen nach mindestens zwei Zeichen des Gruppennamens. Ein Admin oder Manager mit Zugriff auf das Projekt kann die Gruppe auswählen und hinzufügen.

Alle Mitglieder dieser Gruppe erhalten darüber Zugriff auf das Projekt und seine Sitzungen. Die Gruppe ändert nicht ihre Rolle im Mandanten. Neue Gruppenmitglieder erhalten den Gruppen-Zugriff ebenfalls; entfernte Mitglieder verlieren diesen Zugriffsweg. Direkte Projektfreigaben, andere Gruppen, Ersteller- oder Adminzugriff können weiterhin bestehen.

Wichtig bei Änderungen: Eine Person aus einer Gruppe zu entfernen wirkt auf alle Projekte, die dieser Gruppe freigegeben sind. Eine Gruppe nur aus einer Projektfreigabe zu entfernen betrifft dagegen diesen Projektzugriff, nicht die Zusammensetzung der Gruppe. Prüfen Sie deshalb zuerst, welcher Zugriff tatsächlich geändert werden soll.

Weiterführend

Diese Seite entspricht dem Onboarding-Video „Modul 7, Lektion 7.2 — Einladungen und Benutzergruppen”.