Datenschutz: Überblick & DSA

Das Modul Datenschutz steuert, welche Fassung von Projekten und Sitzungen verwendet werden darf. Es verbindet drei Dinge:

eine verbindliche Mandantenrichtlinie,
die konkrete Schutzstufe eines Projekts oder einer Sitzung,
einen nachvollziehbaren Ablauf für Änderung, Freigabe, Ausführung und Audit.

Ist das Modul für einen Mandanten nicht aktiviert, werden das Schildmenü und die Datenschutzverwaltung ausgeblendet. Bereits geschützte Daten werden dadurch nicht wieder zu Originaldaten.

Wenn Datenschutz in Ihrer Organisation nicht sichtbar ist, wenden Sie sich an Ihre StoryVault-Ansprechperson.

Was ist ein DSA?

DSA bezeichnet in StoryVault die mandantenbezogene Fähigkeit Datenschutz. Ein DSA darf Datenschutzvorgänge planen, freigeben, überwachen und – soweit noch möglich – wiederherstellen.

Die Fähigkeit gilt nur in dem Mandanten, in dem sie vergeben wurde. Auch ein Administrator erhält sie nicht automatisch. Der StoryVault-Support kann bei Fehlern sichere Diagnoseinformationen prüfen, aber keine geschützten Inhalte rückauflösen oder Originaldaten wiederherstellen.

Zuständigkeiten

Aufgabe	Tenant-Admin	DSA
DSA im eigenen Mandanten zuweisen	Ja	nur mit Admin-Rolle
Mandantenrichtlinie verwalten	Nein	Ja
Schutzstufe erhöhen	Nein	Ja
Originalfassung wiederherstellen	Nein	Ja, mit Sicherheitsbestätigung
Sichere Fehler- und Recovery-Metadaten sehen	eingeschränkt	Ja

DSA zuweisen

Nutzerverwaltung öffnen

Öffnen Sie Admin → Nutzer und wählen Sie die gewünschte Person.
Mandanten-Mitgliedschaft prüfen

Die Person muss eine aktive Mitgliedschaft im richtigen Mandanten haben.
„Datenschutz” aktivieren

Aktivieren Sie in dieser Mandanten-Mitgliedschaft die Fähigkeit Datenschutz und speichern Sie.
Mandantenkontext prüfen

Wechseln Sie in den betreffenden Mandanten. Das Schildmenü und die Datenschutzverwaltung gelten immer für den aktuell ausgewählten Mandanten.

Fehlt im Mandanten ein aktiver DSA, bleiben manuelle Datenschutzvorgänge deaktiviert. Administratoren erhalten einen Hinweis mit dem Weg zur Nutzerverwaltung. Automatische, ausschließlich schutzerhöhende Vorgänge können weiterlaufen.

Mandantenrichtlinie einrichten

Die zentrale Seite Datenschutzverwaltung enthält die aktive Mandantenrichtlinie, laufende Vorgänge, Aufbewahrungssperren, Wiederherstellungen und das mandantenbezogene Zugriffsprotokoll.

Eine neue Richtlinienversion legt den Mindestschutz fest:

Einstellung	Wirkung
Richtlinienvorlage	Befüllt die Einstellungen mit einem verständlichen Ausgangswert.
Mandantenvorgabe für Datenzugriff	Höchste Fassung, die im Mandanten verwendet werden darf, zum Beispiel Originaldaten oder dauerhaft anonymisiert.
Umgang mit Originalmedien	Originale speichern, in Quarantäne verschieben oder nach einer Frist löschen.
Aufbewahrungstage	Zeitraum, in dem geschützte Originale noch wiederherstellbar bleiben. Leer bedeutet keine feste Frist.
Schutzstufe bei Importen automatisch anwenden	Neue Uploads, Imports und Bot-Sitzungen werden automatisch auf die Mandantenvorgabe gebracht.
Originalmedien exportieren / teilen	Nur verfügbar, wenn die Richtlinie Originaldaten erlaubt.

Die Vorlagen sind Startpunkte. Prüfen Sie die einzelnen Felder vor dem Aktivieren:

Standard: Originaldaten bleiben zulässig.
Strenger Datenschutz: Identifizierende Angaben werden entfernt, Originalmedien geschützt und neue Imports automatisch angepasst.
Identifizierende Angaben standardmäßig entfernen: Neue Inhalte werden ohne identifizierende Angaben verarbeitet.
Dauerhaft anonymisierter Arbeitsbereich: Inhalte werden dauerhaft anonymisiert; Wiederherstellungsmaterial wird nach der festgelegten Frist vernichtet.

Sitzungen nach einer Frist anonymisieren

Ein DSA kann in der Mandantenrichtlinie Automatische Anonymisierung aktivieren und eine Frist in Tagen festlegen. Die Frist beginnt am Aufnahmedatum; fehlt dieses, gilt das Erstellungs- oder Importdatum der Sitzung.

Bei Aktivierung oder Verkürzung der Frist werden bereits vorhandene, fällige Sitzungen zunächst in einem Entwurfsplan gesammelt. Prüfen Sie diesen Plan und geben Sie ihn ausdrücklich frei. Später fällige Sitzungen werden nach der aktiven Regel automatisch eingeplant. Eine Aufbewahrungssperre verhindert die Verarbeitung.

Die Frist für diese dauerhafte Anonymisierung ist unabhängig davon, wie lange geschützte Originalmedien wiederherstellbar bleiben. Prüfen Sie beide Einstellungen vor der Aktivierung.

Aufbewahrungssperren

Eine Aufbewahrungssperre verhindert Änderungen und automatische Löschungen für das ausgewählte Projekt oder die ausgewählte Sitzung. Sie ist für Rechtsstreit, behördliche Anfrage, Betroffenenanfrage oder interne Untersuchung gedacht.

Eine Sperre gibt keine Originaldaten frei und verleiht keine zusätzlichen Zugriffsrechte. Solange sie aktiv ist, stoppt StoryVault auch Anonymisierung und die Vernichtung von Pseudonym-Zuordnungen.