Einladungen & Gruppen

Note

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Statt jeden Nutzenden manuell anzulegen, können Sie Einladungslinks generieren. Und mit Benutzergruppen organisieren Sie Ihre Mitarbeitenden nach Abteilungen, Standorten oder Bereichen — die Grundlage für Pflicht-Kurs-Zuweisungen.

Einladungen

Der empfohlene Weg, um neue Nutzende hinzuzufügen: Sie generieren einen Link, versenden ihn per E-Mail. Der Empfaenger registriert sich selbst und wird automatisch Ihrer Organisation zugeordnet.

Einladung erstellen

1. Einladungen öffnen

   Sidebar → Admin → Nutzer → Bereich Einladungen.

2. „Neue Einladung” klicken

   Wählen Sie die Rolle, die der eingeladene Nutzende erhalten soll.

3. Optional: E-Mail-Adresse festlegen

   Binden Sie die Einladung an eine bestimmte E-Mail-Adresse. Nur diese Person kann den Link einlösen.

4. Link kopieren und versenden

   Kopieren Sie den generierten Link und senden Sie ihn per E-Mail oder Messenger.

Wichtige Regeln

Regel	Details
Gültigkeit	Jede Einladung ist 7 Tage gültig. Danach verfällt der Link automatisch.
Einmalig	Jeder Link kann nur einmal eingelöst werden.
Widerrufen	Sie können eine Einladung jederzeit zurückziehen, solange sie nicht eingelöst wurde. Klicken Sie dafür auf „Widerrufen” neben dem Eintrag.
Neue Einladung	Nach Ablauf oder Widerruf erstellen Sie einfach eine neue Einladung.

Tip

Praxis-Beispiel: Sie stellen drei neue Mitarbeitende in der ambulanten Pflege ein. Generieren Sie drei Einladungen mit der Rolle „Benutzer” und der jeweiligen E-Mail-Adresse. Jede Person registriert sich selbst — Name, Passwort, fertig. Danach weisen Sie die Personen den passenden Projekten und Gruppen zu.

Was passiert bei der Registrierung?

Der Empfaenger klickt auf den Link und gelangt zur Registrierungsseite. Dort traegt er seinen Namen ein und legt ein Passwort fest. Nach der Registrierung ist der Account sofort aktiv — die E-Mail-Adresse gilt als verifiziert.

Benutzergruppen

Gruppen bilden die Organisationsstruktur Ihrer Einrichtung ab: Abteilungen, Standorte, Bereiche oder Teams.

Wozu Gruppen?

• Organisation — Nutzende nach Zugehörigkeit sortieren (z.B. „Pflege Nord”, „Verwaltung”, „Ambulante Dienste”)
• Pflicht-Kurse — Einer Gruppe einen Kurs als Pflicht zuweisen, statt jeden Nutzenden einzeln einzuschreiben
• Überblick — Im Compliance-Dashboard sehen Sie den Fortschritt pro Gruppe

Gruppe erstellen

1. Gruppen öffnen

   Sidebar → Admin → Gruppen.

2. „Neue Gruppe” klicken

   Geben Sie einen Namen ein, zum Beispiel „Eingliederungshilfe Standort Sued”.

3. Beschreibung und Farbe wählen

   Die Beschreibung ist optional. Die Farbe hilft bei der visuellen Unterscheidung in Listen und Dashboards.

4. Mitglieder hinzufügen

   Wählen Sie die Nutzenden aus, die dieser Gruppe angehoeren sollen. Eine Person kann mehreren Gruppen angehoeren.

5. Speichern

Gruppen verwalten

• Mitglieder hinzufügen/entfernen — Öffnen Sie die Gruppe und bearbeiten Sie die Mitgliederliste
• Gruppe umbenennen — Klicken Sie auf den Gruppennamen
• Gruppe löschen — Bestehende Kurszuweisungen bleiben für die einzelnen Nutzenden erhalten

Gruppen und Pflicht-Kurse

Die wichtigste Funktion von Gruppen: Sie können einer Gruppe einen Kurs als Pflicht zuweisen. Alle Mitglieder werden automatisch eingeschrieben und erhalten eine Deadline. Mehr dazu unter Pflicht-Kurse.

Tip

Praxis-Beispiel Sozialwirtschaft: Erstellen Sie Gruppen wie „Stationaere Pflege”, „Ambulanter Dienst”, „Verwaltung” und „Leitungskraefte”. Die jaehrliche Hygieneschulung weisen Sie der Gruppe „Stationaere Pflege” zu, die Datenschutzunterweisung allen Gruppen, und die Fuehrungskraeftefortbildung nur den „Leitungskraeften”.

Weiterführend

• Nutzer & Rollen →
• Pflicht-Kurse →

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Diese Seite entspricht dem Onboarding-Video „Modul 7, Lektion 7.2 — Einladungen und Benutzergruppen”.